Marketing & Office Assistant

Voor een groeiende en ondernemende organisatie uit regio Kortrijk en ter aanvulling van een dynamisch marketingteam, zoeken we een Marketing & Office Assistant die de dagelijkse organisatie mee in goede banen leidt. Van agenda’s en meetings tot office management en eventlogistiek: dankzij jouw organisatietalent kan het team zich focussen op zijn marketingprojecten, campagnes en activaties. Bovendien steek je graag zelf de handen uit de mouwen en ondersteun je het team ook tijdens events.

Functie
Als Marketing & Office Assistant ben je de organisatorische spil van het marketingteam én een belangrijk aanspreekpunt voor de praktische kantoorwerking. Je rapporteert aan de Marketing Manager en werkt nauw samen met het volledige team.

• Agendabeheer en planning: agenda’s beheren, meetings inplannen en deadlines en afspraken nauwgezet bewaken.
• Meetings en opvolging: deelnemen aan interne meetings, verslagen opmaken en actiepunten opvolgen tot ze afgerond zijn.
• Teamadministratie: de planning rond verlof, ziekte en afwezigheden up-to-date houden en ondersteunen bij de praktische organisatie van aanwervingen.
• Office management: zorgen voor een vlotte kantoorwerking, van kantoorbenodigdheden en onderhoud tot het onthaal van bezoekers en contacten met leveranciers.
• Event- en marketinglogistiek: verzendingen van materiaal en merchandise organiseren en praktische zaken zoals guestlists, accreditaties en eventmateriaal coördineren.
• Rapportering: cijfers en informatie verzamelen en vertalen naar overzichtelijke rapporten en presentaties voor het team en het management.
• Ondersteuning op het terrein: het team praktisch bijstaan tijdens events en marketingactivaties en ook ter plaatse mee de handen uit de mouwen steken.

Profiel

We zoeken vooral een proactieve, nauwkeurige en hands-on organisator die vooruitdenkt, verantwoordelijkheid neemt en ervoor zorgt dat afspraken worden nagekomen.

• Een bachelor- of masterdiploma in bijvoorbeeld Office Management, Communicatie of Marketing is een plus, net als gelijkwaardige relevante ervaring.
• 3 tot 5 jaar relevante werkervaring vormt een stevige basis, bij voorkeur binnen FMCG of een dynamische marketingomgeving.
• Sterke organisatorische vaardigheden helpen om verschillende opdrachten tegelijk te beheren en steeds het overzicht te bewaren.
• Een nauwkeurige en zelfstandige werkhouding zorgt ervoor dat dossiers correct worden opgevolgd zonder voortdurende aansturing.
• Een praktische ingesteldheid en oplossingsgericht denken maken het gemakkelijk om snel op onverwachte situaties in te spelen.Een
• vlotte kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Excel, PowerPoint en Teams, is belangrijk.
• Een professionele mondelinge en schriftelijke kennis van Nederlands en Frans, aangevuld met een goede kennis van het Engels, is noodzakelijk.
• Flexibiliteit om occasioneel ’s avonds of in het weekend mee te werken aan events is belangrijk.

Aanbod

• Een gevarieerde voltijdse functie waarin organisatie, administratie, marketing en events samenkomen.
• De kans om nauw samen te werken met een dynamisch marketingteam en betrokken te zijn bij uiteenlopende projecten en activaties.
• Een functie met verantwoordelijkheid, afwisseling en ruimte voor eigen initiatief.
• Een informele, energieke werkomgeving met korte communicatielijnen.
• Een competitief salarispakket, aangevuld met extralegale voordelen.